Mobilités

Communication

• Indiquez toujours le code comptable de l’activité. Ce code vous sera communiqué par la coordination administrative, le PAR ou l’ARES sur demande.

Déplacement international

• Réservez votre billet via l’agence de voyages de l’ARES. Les coordonnées sont disponibles auprès de votre chargé·e de projet.

Logement

• Le logement peut être réservé par la coordination administrative locale, par vous-même ou via l’agence de voyages de l’ARES.

Per diem

• Avant le départ, complétez le formulaire de per diem en ligne.

Assurance

• Vous êtes résident·e belge: demandez à l’ARES de souscrire une assurance santé et rapatriement en cochant la case correspondante dans le formulaire demande de per diem.
• Vous n’êtes pas résident·e belge : vous devez souscrire une assurance voyage vous-même.

Passeport & visa

Assurez-vous que votre passeport est en règle.

• Pour les pays suivants : Bénin, Burkina Faso, Burundi, Cambodge, Madagascar, Niger, RDC, Rwanda, Vietnam :
  
  =>L’ARES peut s’occuper de votre demande de visa : severine.vanbellinghen@ares-ac.be.
   
  Au moins 1 mois avant le départ : déposez à l’ARES votre passeport et les documents requis.
   
• Autres pays: vous devez effectuer la demande vous-même (ambassade ou site officiel). Coordonnées disponibles sur le site du SPF Affaires étrangères.

Sécurité

• Si vous résidez en Belgique, enregistrez votre voyage sur le site Travellers Online (SPF Affaires étrangères).

Rapport de séjour

• À votre retour, remplissez le formulaire de demande de remboursement des frais & rapport, joignez les justificatifs et envoyez le tout dans le mois suivant votre retour :
  • aux équipes de coordination ;
  • aux PAR concernés ;
  • à l’ARES.

Avance sur la bourse (facultatif)

• Si vous êtes allocataire d’études de la FWB/DAPE:
  
  =>Vous pouvez demander une avance de 80 % de l’allocation qui sera versée par l’ARES. 
  
  Entre 4 mois et 4 semaines avant le départ : complétez et envoyez le formulaire de demande d’avance et les pièces justificatives requises à boursedevoyage@ares-ac.be.

Assurance et santé

• Si votre établissement ne vous fournit pas d’assurance voyage, vous devez en souscrire une couvrant toute la durée de votre séjour.
• Informez l’établissement d’accueil de tout élément pouvant impacter votre séjour (état de santé, etc.).

Passeport & visa

Assurez-vous que votre passeport est en règle.

• Effectuez la demande de visa auprès de l’ambassade du pays de destination.
  Les coordonnées sont disponibles sur le site du SPF Affaires étrangères.

Sécurité

• Si vous résidez en Belgique, enregistrez votre voyage sur Travellers Online (SPF Affaires étrangères).

Rapport de séjour

• Remettez un rapport de stage ou un résumé du mémoire/TFE, signé par la personne responsable académique de l’établissement d’origine.
• Complétez le questionnaire d’évaluation en ligne de l’ARES et conservez l’e-mail reçu après l’envoi, car celui-ci constitue la preuve que vous avez répondu au questionnaire.
• Complétez et envoyer la check-list et les pièces justificatives requises à boursedevoyage@ares-ac.be dans les 3 mois après votre retour :
  • Non-allocataires de la WB/DAPE : formulaire check-list non-allocataire. L’ARES versera l’intégralité de la bourse dans un délai de quatre semaines à compter de la réception des documents.
  • Allocataires de la FWB/DAPE : formulaire check-list allocataire.

Formulaire de mobilité

• La coordination administrative du projet vérifie, valide et envoie le formulaire complété à l’ARES au moins 45 jours avant l’arrivée de la personne en Belgique.
• L’ARES transmet ensuite le formulaire à l’établissement d’accueil.

Passeport & visa

• Le formulaire de mobilité permet à la personne d’accéder à une procédure simplifiée pour l’obtention du visa, réservée aux personnes dont le séjour est financé par l’ARES.
• L’ARES lui transmet une attestation pour le visa ainsi qu’une confirmation d’inscription à l’assurance.
• Après réception de ces documents, la personne prend rendez-vous auprès de l’ambassade belge compétente pour son pays pour effectuer sa demande de visa.

Assurance et santé

• En remplissant le formulaire de mobilité, la personne a accès à l’assurance soins de santé et rapatriement de l’ARES.
  
  =>Les personnes de 70 ans ou plus doivent souscrire une assurance personnelle.
   
• Avant le départ, les personnes sont invitées à informer l’établissement d’accueil de tout élément pouvant impacter leur séjour (état de santé, etc.).

Déplacement international

• La coordination administrative locale du projet réserve le déplacement international aller-retour.
• L’établissement d’accueil organise le déplacement entre le lieu d’arrivée de la personne en Belgique (gare, aéroport) et sa destination finale, pour l’aller et le retour.

Logement

• Réservez le logement.
  
  =>Si le séjour a lieu à Bruxelles, l’ARES peut s’en charger à votre demande.

Versement des montants dus

• Remboursez à la personne les frais liés à son séjour (per diem, etc.).
  
  =>Si le séjour est organisé à Bruxelles par l’ARES, celle-ci s’occupe de ces remboursements.

Encadrement

• Vous assurez l’encadrement académique de la personne et l’accompagnez dans ses démarches administratives.
• En cas de situation personnelle imprévue impliquant des dépenses supplémentaires (grossesse, problème de santé, urgence…), orientez la personne vers les aides existantes (mutuelle, services sociaux…).
• Si aucune solution n’est trouvée auprès de ces services, contactez l’ARES.

Rapport de séjour

• Vous vérifiez les rapports de séjour et les pièces justificatives.
• Vous transmettez le tout à l’ARES accompagné d’une déclaration de créance ou d’une facture pour la clôture financière du projet ou programme.

Formulaire de mobilité

• La coordination administrative du projet vérifie, valide et envoie le formulaire complété à l’ARES au moins 45 jours avant l’arrivée de la personne en Belgique.
• L’ARES transmet ensuite le formulaire à l’établissement d’accueil.

Passeport & visa

• Le formulaire de mobilité permet à la personne d’accéder à une procédure simplifiée pour l’obtention du visa, réservée aux personnes dont le séjour est financé par l’ARES.
• L’ARES lui transmet une attestation pour le visa ainsi qu’une confirmation d’inscription à l’assurance.
• Après réception de ces documents, la personne prend rendez-vous auprès de l’ambassade belge compétente pour son pays pour effectuer sa demande de visa.

Assurance et santé

• En remplissant le formulaire de mobilité, la personne a accès à l’assurance soins de santé et rapatriement de l’ARES.
  
  =>Les personnes de 70 ans ou plus doivent souscrire une assurance personnelle.
   
• Avant le départ, les personnes sont invitées à informer l’établissement d’accueil de tout élément pouvant impacter leur séjour (état de santé, etc.).

Déplacement international

• La coordination administrative locale du projet réserve le déplacement international aller-retour.
• L’établissement d’accueil organise le déplacement entre le lieu d’arrivée de la personne en Belgique (gare, aéroport) et sa destination finale, pour l’aller et le retour.

Logement

• Réservez le logement en tenant compte des préférences de la personne, dans la mesure du possible.

Versement des montants dus

• Versez les allocations de subsistance et autres montants liés au séjour.

Encadrement

• Vous assurez l’encadrement académique de la personne et l’accompagnez dans ses démarches administratives.
• En cas de situation personnelle imprévue impliquant des dépenses supplémentaires (grossesse, problème de santé, urgence…), orientez la personne vers les aides existantes (mutuelle, services sociaux…).
• Si aucune solution n’est trouvée auprès de ces services, contactez l’ARES.

Rapport de séjour

• Vous vérifiez les rapports de séjour et les pièces justificatives.
• Vous transmettez le tout à l’ARES accompagné des éventuelles déclarations de créance pour la clôture financière du projet ou programme.

Conditions

L’expert·e invité·e doit :

• Être ressortissante d’un pays des Suds.
• Être active dans un pays partenaire de l’ARES.
• Avoir une expertise reconnue dans le domaine de la formation.

=>Si la Chaire est organisée à distance, l’expert·e doit disposer de moyens techniques pour intervenir en visioconférence.

=>Un budget de 10 000 € par année académique est alloué par formation pour l’organisation d’une ou plusieurs Chaires des Suds.

Formulaire de mobilité

• Validez et envoyez le formulaire de mobilité complété à l’ARES au moins 45 jours avant l’arrivée en Belgique.
• Pour une intervention à distance, le formulaire peut être transmis au plus tard 7 jours avant.
• Joignez un budget prévisionnel (complété par la personne en charge de l’organisation du séjour) et un CV si l’expert·e est invité·e pour la première fois.

Déplacement international

• Réservez le déplacement international de la personne jusqu’au lieu de logement.

Logement

• Réservez le logement en tenant compte des préférences de la personne, dans la mesure du possible.

Passeport & visa

• Le formulaire de mobilité permet à la personne d’accéder à une procédure simplifiée pour l’obtention du visa, réservée aux personnes dont le séjour est financé par l’ARES.
• L’ARES lui transmet une attestation pour le visa ainsi qu’une confirmation d’inscription à l’assurance.

Assurance et santé

• En remplissant le formulaire de mobilité, la personne a accès à l’assurance soins de santé et rapatriement de l’ARES.
  
  =>Les personnes de 70 ans ou plus doivent souscrire une assurance personnelle.
   
• Avant le départ, les personnes sont invitées à informer l’établissement d’accueil de tout élément pouvant impacter leur séjour (état de santé, etc.).

Versement des montants dus

• Versez à la personne les indemnités journalières (per diem), honoraires et autres frais avancés.
• Conservez un reçu signé et une preuve de paiement.

Rapport de séjour

• Tous les frais sont avancés par l’établissement d’accueil (déplacement, logement, per diem, honoraires).
  
  =>Pour les chaires à distance, seuls les honoraires sont remboursables.
   
• À la fin du séjour, demandez à l’expert·e de remplir un rapport de mission.
• Envoyez à l’ARES, dans le mois suivant la mission, la demande de remboursement accompagnée des pièces justificatives et d’une déclaration de créance ainsi que du rapport.
  
  =>Des frais de gestion sont acceptés à hauteur de 10 % maximum.

Vous relevez d’un projet décentralisé (dont la gestion est assurée par un établissement d'enseignement supérieur) ?

Certains projets (PRD-PFS, Amorce & valorisation, par exemple) sont décentralisés : leur gestion est assurée directement par les établissements d’enseignement supérieur de la FWB, et non par l’ARES.

Si votre mobilité s’inscrit dans le cadre de l’un de ces projets, nous vous invitons à prendre directement contact avec la personne de référence en charge du projet dans l’établissement concerné.

Vous relevez d’un programme géré par l’ARES mais vous ne trouvez pas toutes les réponses ?

Vous avez consulté les rubriques « Vous partez dans un pays partenaire de l’ARES » ou « Vous organisez l’accueil d’une personne en Belgique », mais vous n’avez pas trouvé toutes les informations nécessaires ? Contactez votre chargé·e de projet à l’ARES.