Les formulaires de demande de remboursement mis à disposition par l'ARES couvrent les cas suivants :
- Les frais de participation à une réunion de l'ARES
- Les frais encourus dans le cadre d'une mission internationale
Les formulaires spécifiques utilisés dans le contexte de programmes de coopération au développement restent d'application : remboursement de frais hors mission AI, boursiers de voyage, cash call Microprojets, Chaires du Sud (FRSD), et formulaire en ligne de demande de per diem. Ces formulaires ne doivent être utilisés que dans le cadre des programmes spécifiques pour lesquels il ont été créés.
1. Remboursement des frais de participation à une réunion de l'ARES
Qui ? Principalement destiné aux membres des commissions, groupes de travail, ou autres organes de l'ARES, à l'exception des réunions du Bureau exécutif et du Conseil d'administration (pour lesquels un jeton de présence est accordé).
Quoi ? Couvre le remboursement de frais de déplacement.
2. Remboursement de frais de mission internationale
Pour les missions internationales effectuées dans le cadre de la coopération académique au développement, ce formulaire permet également d'établir le rapport de mission.
Qui ? Destiné à toute personne effectuant une mission à l'étranger pour l'ARES.
Quoi ? Couvre tout type de frais engagés (déplacement international, taxes d'aéroport, visa, prophylaxie, déplacement vers et depuis l'aéroport ou la gare internationale en Belgique, frais de logement, etc.) dans le cadre d'une mission internationale.
Bon à savoir
Les demandes de remboursement doivent être introduites sur les formulaires standards dûment complétés et signés, accompagnés de l'ensemble des pièces justificatives originales.
Pour vous aider en cas de doute, une notice explicative est mise à disposition avec les formulaires.
Les formulaires complétés doivent être introduits dans le mois suivant la date à laquelle les frais ont été exposés.
Dans tous les cas, ils doivent être introduits avant le 1er février qui suit l'année pendant laquelle les frais ont été exposés.
Les formulaires ne contiennent plus expressément les montants de référence applicables (notamment le montant de l’indemnité kilométrique, qui évolue annuellement)
- Indemnité kilométrique : 0,4320 €/km
- Indemnité maximale de logement & per diem
Pour tous les montants applicables dans le cadre des programmes de coopération au développement (bourses d'études, de doctorat, de stage, etc.), consultez le document "Montants applicables"
Si vous souhaitez solliciter le remboursement de frais pour lesquels vous n'êtes plus en mesure de fournir la pièce justificative originale, vous devez la remplacer par une déclaration sur l'honneur à établir sur le modèle fourni par l'ARES.
Ce modèle de déclaration sur l'honneur est mis à disposition avec les formulaires.
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