Mobility

Communication

• Always indicate the   of the activity. This code will be provided by the administrative coordination team, the PAR, or ARES upon request.

International Travel

• Book your ticket through ARES’s travel agency. Contact details are available from your project officer.

Accomodation

• Accommodation can be arranged by the local administrative coordination, by yourself, or through ARES’s travel agency.

Per diem

• Before departure, complete the online per diem form.

Insurance

• If you are a Belgian resident: Request ARES to subscribe to health and repatriation insurance by checking the appropriate box in the per diem request form.
• If you are not a Belgian resident: You must arrange your own travel insurance.

Passeport & Visa

Ensure your passport is valid.

• For the following countries: Benin, Burkina Faso, Burundi, Cambodia, Madagascar, Niger, RDC, Rwanda, Vietnam :
  
  =>ARES can handle your visa application:  severine.vanbellinghen@ares-ac.be.
   
  At least 1 month before departure, submit your passport and required documents to ARES.
   
• For other countries: You must apply for the visa yourself (via the embassy or official website). Contact details are available on the Belgian Federal Public Service Foreign Affairs website SPF Affaires étrangères.

Safety

• If you reside in Belgium, register your trip on the Travellers Online platform (Foreign Affairs).

Travel Report

• Upon your return, complete the expense reimbursement and travel report form, attach all supporting documents, and send everything within one month of your return to:
  • The coordination teams
  • The relevant PARs
  • ARES

Advance on the Grant (Optional)

• If you are a scholarship holder from the Wallonia-Brussels Federation (FWB/DAPE):
  
  =>You may request an advance of 80% of the grant amount to be paid by ARES.
  
  Between 4 months and 4 weeks before departure, complete and send the advance request form and the required supporting documents to: boursedevoyage@ares-ac.be.

Insurance and Health

• If your institution does not provide travel insurance, you must purchase one yourself covering the entire duration of your stay.
• Inform the host institution of any health conditions or other factors that may affect your stay.

Passeport & Visa

Ensure your passport is valid.

• Apply for your visa at the embassy of the destination country.
  Contact details are available on the Foreign Affairs website.

Safety

• If you reside in Belgium, register your trip on Travellers Online (Foreign Affairs).

Travel Report

• Submit an internship report or a summary of your thesis/final project, signed by the academic supervisor from your home institution.
• Complete the ARES online evaluation questionnaire and keep the confirmation email as proof of submission.
• Complete and send the checklist form and required supporting documents to boursedevoyage@ares-ac.be within 3 months after your return.
  • For non-FWB/DAPE scholarship holders: : Use the non-scholarship holder checklist form. ARES will transfer the full grant within four weeks of receiving the documents.
  • For FWB/DAPE scholarship holders: : Use the scholarship holder checklist form.

Mobility Form

• The project’s administrative coordination verifies, approves, and sends the completed form to ARES at least 45 days before the person’s arrival in Belgium.
• ARES then forwards the form to the host institution.

Passeport & Visa

• The mobility form grants access to a simplified visa procedure, reserved for individuals whose stay is funded by ARES.
• ARES provides the person with a visa certificate and insurance enrollment confirmation.
• Once these documents are received, the person schedules an appointment with the Belgian embassy responsible for their country to apply for the visa.

Insurance and Health

• By completing the mobility form, the person is enrolled in ARES health and repatriation insurance.
  
  =>Individuals aged 70 or older must take out personal insurance.
   
• Before departure, individuals are encouraged to inform the host institution of any factors that may affect their stay (e.g., health conditions).

International Travel

• The local administrative coordination of the project books the round-trip international travel.
• The host institution arranges transportation between the person’s arrival point in Belgium (train station, airport) and their final destination, both for arrival and return.

Accommodation

• Book the accommodation.
  
  =>If the stay takes place in Brussels, ARES can handle the booking upon request.

Payment of Allowances

• Reimburse the person for expenses related to their stay (per diem, etc.).
  
  =>If the stay is organized in Brussels by ARES, ARES handles these reimbursements.

Supervision

• You provide academic supervision and assist the person with administrative procedures.
• In case of unforeseen personal situations involving additional expenses (pregnancy, health issues, emergencies…), direct the person to available support services (mutual insurance, social services…).
• If no solution is found through these services, contact ARES.

Mission Report

• You verify the mission reports and supporting documents.
• You then send everything to ARES along with a statement of claim or invoice for the financial closure of the project or program.

Formulaire de mobilité

• La coordination administrative du projet vérifie, valide et envoie le formulaire complété à l’ARES au moins 45 jours avant l’arrivée de la personne en Belgique.
• L’ARES transmet ensuite le formulaire à l’établissement d’accueil.

Passeport & visa

• Le formulaire de mobilité permet à la personne d’accéder à une procédure simplifiée pour l’obtention du visa, réservée aux personnes dont le séjour est financé par l’ARES.
• L’ARES lui transmet une attestation pour le visa ainsi qu’une confirmation d’inscription à l’assurance.
• Après réception de ces documents, la personne prend rendez-vous auprès de l’ambassade belge compétente pour son pays pour effectuer sa demande de visa.

Assurance et santé

• En remplissant le formulaire de mobilité, la personne a accès à l’assurance soins de santé et rapatriement de l’ARES.
  
  =>Les personnes de 70 ans ou plus doivent souscrire une assurance personnelle.
   
• Avant le départ, les personnes sont invitées à informer l’établissement d’accueil de tout élément pouvant impacter leur séjour (état de santé, etc.).

Déplacement international

• La coordination administrative locale du projet réserve le déplacement international aller-retour.
• L’établissement d’accueil organise le déplacement entre le lieu d’arrivée de la personne en Belgique (gare, aéroport) et sa destination finale, pour l’aller et le retour.

Logement

• Réservez le logement en tenant compte des préférences de la personne, dans la mesure du possible.

Versement des montants dus

• Versez les allocations de subsistance et autres montants liés au séjour.

Encadrement

• Vous assurez l’encadrement académique de la personne et l’accompagnez dans ses démarches administratives.
• En cas de situation personnelle imprévue impliquant des dépenses supplémentaires (grossesse, problème de santé, urgence…), orientez la personne vers les aides existantes (mutuelle, services sociaux…).
• Si aucune solution n’est trouvée auprès de ces services, contactez l’ARES.

Rapport de séjour

• Vous vérifiez les rapports de séjour et les pièces justificatives.
• Vous transmettez le tout à l’ARES accompagné des éventuelles déclarations de créance pour la clôture financière du projet ou programme.

Conditions

L’expert·e invité·e doit :

• Être ressortissante d’un pays des Suds.
• Être active dans un pays partenaire de l’ARES.
• Avoir une expertise reconnue dans le domaine de la formation.

=>Si la Chaire est organisée à distance, l’expert·e doit disposer de moyens techniques pour intervenir en visioconférence.

=>Un budget de 10 000 € par année académique est alloué par formation pour l’organisation d’une ou plusieurs Chaires des Suds.

Formulaire de mobilité

• Validez et envoyez le formulaire de mobilité complété à l’ARES au moins 45 jours avant l’arrivée en Belgique.
• Pour une intervention à distance, le formulaire peut être transmis au plus tard 7 jours avant.
• Joignez un budget prévisionnel (complété par la personne en charge de l’organisation du séjour) et un CV si l’expert·e est invité·e pour la première fois.

Déplacement international

• Réservez le déplacement international de la personne jusqu’au lieu de logement.

Logement

• Réservez le logement en tenant compte des préférences de la personne, dans la mesure du possible.

Passeport & visa

• Le formulaire de mobilité permet à la personne d’accéder à une procédure simplifiée pour l’obtention du visa, réservée aux personnes dont le séjour est financé par l’ARES.
• L’ARES lui transmet une attestation pour le visa ainsi qu’une confirmation d’inscription à l’assurance.

Assurance et santé

• En remplissant le formulaire de mobilité, la personne a accès à l’assurance soins de santé et rapatriement de l’ARES.
  
  =>Les personnes de 70 ans ou plus doivent souscrire une assurance personnelle.
   
• Avant le départ, les personnes sont invitées à informer l’établissement d’accueil de tout élément pouvant impacter leur séjour (état de santé, etc.).

Versement des montants dus

• Versez à la personne les indemnités journalières (per diem), honoraires et autres frais avancés.
• Conservez un reçu signé et une preuve de paiement.

Rapport de séjour

• Tous les frais sont avancés par l’établissement d’accueil (déplacement, logement, per diem, honoraires).
  
  =>Pour les chaires à distance, seuls les honoraires sont remboursables.
   
• À la fin du séjour, demandez à l’expert·e de remplir un rapport de mission.
• Envoyez à l’ARES, dans le mois suivant la mission, la demande de remboursement accompagnée des pièces justificatives et d’une déclaration de créance ainsi que du rapport.
  
  =>Des frais de gestion sont acceptés à hauteur de 10 % maximum.

Vous relevez d’un projet décentralisé (dont la gestion est assurée par un établissement d'enseignement supérieur) ?

Certains projets (PRD-PFS, Amorce & valorisation, par exemple) sont décentralisés : leur gestion est assurée directement par les établissements d’enseignement supérieur de la FWB, et non par l’ARES.

Si votre mobilité s’inscrit dans le cadre de l’un de ces projets, nous vous invitons à prendre directement contact avec la personne de référence en charge du projet dans l’établissement concerné.

Vous relevez d’un programme géré par l’ARES mais vous ne trouvez pas toutes les réponses ?

Vous avez consulté les rubriques « Vous partez dans un pays partenaire de l’ARES » ou « Vous organisez l’accueil d’une personne en Belgique », mais vous n’avez pas trouvé toutes les informations nécessaires ? Contactez votre chargé·e de projet à l’ARES.