Guide des mobilités

• Si vous êtes une personne boursière, l’établissement d’accueil se charge d’organiser et réserver le déplacement de votre domicile jusqu'au lieu de destination finale aller et retour (seulement retour dans le cas d’une formation internationale car l’aller est réservé par l’ARES). Si vous êtes chargé·e de mission, l’entité responsable de la réservation du déplacement international est à définir par l’établissement coordonnateur de l’activité.
• Si vous voyagez dans le cadre d’un projet d’appui institutionnel, le gestionnaire local organise et réserve le déplacement international.

• Si vous êtes une personne boursière, l’établissement d’accueil se charge de réserver votre logement. Si vous êtes chargé·e de mission, l’entité responsable de la réservation du logement est à définir par l’établissement coordonnateur de l’activité.
• Si vous voyagez dans le cadre d’un projet d’appui institutionnel, l’ARES réserve votre logement.

• Vérifiez la validité de votre passeport et le nombre de pages libres. Si nécessaire, renouvelez votre passeport.
• Complétez et envoyez le formulaire de mobilité à la personne coordonnatrice, responsable ou promotrice de l’activité ou du projet de l'établissement d'accueil. L’établissement d’accueil enverra ensuite le formulaire complété à l’ARES au minimum 45 jours avant la date d’arrivée en Belgique. Il permettra l’accès à une procédure simplifiée d'obtention de visa et la souscription à l’assurance « soins de santé et rapatriement » de l'ARES (ne couvre pas les maladies préexistantes) pour les personnes de moins de 70 ans.
• Votre séjour s’inscrit dans un projet d’appui institutionnel ? Envoyez d’abord votre formulaire de mobilité complété au Pilote d'atteinte des résultats (PAR) belge ou au PAR local qui se chargera de le faire valider par les personnes nécessaires avant de le faire parvenir à l’ARES.
• Une fois l’attestation visa et la confirmation de la souscription à l’assurance reçues de la part de l’ARES, prenez rendez-vous avec l’ambassade de Belgique et entreprenez la démarche de demande de visa simplifiée réservée aux personnes voyageant dans le cadre d'un financement de l'ARES. Les coordonnées des ambassades de Belgique à l'étranger se trouvent sur le site du SPF Affaires étrangères.
• Informez-vous auprès de votre médecin et/ou consulter la page de la médecine des voyages de l'IMT afin de préparer votre voyage et de prendre les précautions médicales indispensables (vaccins obligatoires ou recommandés, traitements préventifs, constitution d'une pharmacie de voyage, etc.).
• N’oubliez pas d’informer l’établissement d’accueil de toute modification ou état de fait susceptible d’influencer votre encadrement et accueil (par exemple : état physique, médical, mental ou professionnel).

• Rédigez un rapport de séjour contresigné par le ou la responsable académique (sauf pour les formations internationales et le programme de mobilité) et l'envoyer, en accompagnement des pièces justificatives obligatoires, à l'établissement d'origine le cas échéant (appui institutionnel), ou directement à l'établissement d'accueil.
• Votre mission s’inscrit dans un projet d’appui institutionnel ou dans une formation internationale (Chaires du Sud) ? Complétez le formulaire de demande de remboursement des frais & rapport et envoyez-le simultanément à l’établissement d’origine, à l’établissement d’accueil et à l'ARES dans le mois suivant le retour.
• Vous êtes une personne boursière ? Participez au rapportage moral de l'ARES sur la mobilité (groupes de discussion/réflexion, enquêtes en ligne, entretiens, etc.). L’ARES prendra contact avec vous à ce sujet.

L’entité responsable de la réservation du déplacement international est à définir par l’établissement coordonnateur de l’activité.

L’entité responsable de la réservation du logement est à définir par l’établissement coordonnateur de l’activité.

• Vérifiez la validité de votre passeport et le nombre de pages libres. Si nécessaire, renouvelez votre passeport.
• Prenez rendez-vous avec l’ambassade du pays de destination et entreprenez la démarche de demande de visa. Les coordonnées des ambassades en Belgique se trouvent sur le site du SPF Affaires étrangères.
• Votre mission s’inscrit dans un projet d’appui institutionnel et a lieu dans l’un de ces pays : Bénin, Burkina Faso, Burundi, Cambodge, Haïti, Laos, Madagascar, Niger, RD Congo, Rwanda et Vietnam ? L'ARES peut se charger de déposer votre demande de visa à l'ambassade du pays de destination en Belgique. Si vous souhaitez recourir à ce service, transmettez à l’ARES, par courrier recommandé ou via un intermédiaire de confiance, votre passeport et le(s) formulaire(s) de demande de visa signé(s) ainsi que tout autre document requis par l'ambassade au minimum un mois avant le départ. L'ARES vous restituera ensuite votre passeport contenant le visa apposé via un intermédiaire de confiance.
• Souscrivez à une assurance voyage couvrant toute la durée du séjour.
• Informez-vous auprès de votre médecin et/ou consultez la page de la médecine des voyages de l'IMT afin de préparer votre voyage et de prendre les précautions médicales indispensables (vaccins obligatoires ou recommandés, traitements préventifs, constitution d'une pharmacie de voyage, etc.).
• N’oubliez pas d’informer l’établissement d’accueil de toute modification ou état de fait susceptible d’influencer votre encadrement et accueil (par exemple : état physique, médical, mental ou professionnel).

Votre mission s’inscrit dans un projet d’appui institutionnel ? Introduisez une demande de per diem en ligne avant votre séjour via le formulaire de demande de per diem.

Vous êtes ressortissant·e belge ? Enregistrez-vous sur le site "travellers online" mis en place par le SPF Affaires étrangères pour y renseigner votre déplacement en dehors de l'Union européenne et les coordonnées d'une personne de contact. En cas de crise majeure (catastrophe naturelle, crise politique, attentat, accident, etc.), les Affaires étrangères pourront vous apporter une aide plus efficace.

• Rédigez un rapport de séjour et envoyez-le (sauf pour les formations internationales et le programme de mobilité), en accompagnement des pièces justificatives obligatoires, à l'établissement d'origine le cas échéant (appui institutionnel), ou directement à l'établissement d'accueil.
• Votre mission s’inscrit dans un projet d’appui institutionnel ? Complétez le formulaire de demande de remboursement des frais & rapport et envoyez-le simultanément à l’établissement d’origine, à l’établissement d’accueil et à l'ARES dans le mois suivant le retour.

Réservez votre déplacement international aller et retour

Réservez votre logement pour toute la durée de votre séjour

Vous êtes allocataire d’études de la FWB/DAPE ? Complétez le formulaire de demande d’avance et envoyez-le à l’ARES (boursedevoyage@ares-ac.be) entre quatre mois et quatre semaines avant le départ, en accompagnement des pièces justificatives mentionnées. L’ARES versera ensuite une avance de 80% de l’allocation.

• Vérifiez la validité de votre passeport et le nombre de pages libres. Si nécessaire, renouveler votre passeport.
• Prenez rendez-vous avec l’ambassade du pays de destination et entreprenez la démarche de demande de visa. Les coordonnées des ambassades en Belgique se trouvent sur le site du SPF Affaires étrangères.
• Souscrivez à une assurance voyage couvrant toute la durée du séjour.
• Informez-vous auprès de votre médecin et/ou consulter la page de la médecine des voyages de l'IMT afin de préparer votre voyage et de prendre les précautions médicales indispensables (vaccins obligatoires ou recommandés, traitements préventifs, constitution d'une pharmacie de voyage, etc.).
• N’oubliez pas d’informer l’établissement d’accueil de toute modification ou état de fait susceptible d’influencer votre encadrement et accueil (par exemple : état physique, médical, mental ou professionnel).

Vous êtes ressortissant·e belge ? Enregistrez-vous sur le site "travellers online" mis en place par le SPF Affaires étrangères pour y renseigner votre déplacement en dehors de l'Union européenne et les coordonnées d'une personne de contact. En cas de crise majeure (catastrophe naturelle, crise politique, attentat, accident, etc.), les Affaires étrangères pourront vous apporter une aide plus efficace.

• Rédigez un rapport de stage ou un résumé du mémoire/TFE et faites-le signer par le·la responsable académique de l’établissement d’origine.
• Complétez le questionnaire d’évaluation en ligne et enregistrez le mail de confirmation.
• Vous n’êtes pas allocataire d’études de la FWB/DAPE ? Complétez le document « check list non-allocataire 2023-2024 » et envoyez-le à l’ARES (boursedevoyage@ares-ac.be) au plus tard trois mois après le retour en Belgique, en accompagnement des pièces justificatives mentionnées. Pour les départs à partir du 1^er septembre 2024, complétez le document « Checklist non allocataire 2024-2025 ». L’ARES effectuera le versement de l’intégralité de la bourse dans un délai de quatre semaines à compter de la réception des documents.
• Vous êtes allocataire d’études de la FWB/DAPE ? Complétez le document « check list allocataire 2023-2024 » et envoyez-le à l’ARES (boursedevoyage@ares-ac.be) au plus tard trois mois après le retour en Belgique, en accompagnement des pièces justificatives mentionnées. Pour les départs à partir du 1^er septembre 2024, complétez le document « Checklist allocataire 2024-2025 ». L’ARES effectuera le versement de l’intégralité de la bourse ou du solde de 20% si une avance a été versée dans un délai de quatre semaines à compter de la réception des documents. Si la durée du séjour a diminué, il sera demandé à l’étudiant·e de rembourser le trop-perçu éventuel.
• Participez au rapportage moral de l'ARES sur la mobilité (groupes de discussion/réflexion, enquêtes en ligne, entretiens, etc.). L’ARES prendra contact avec vous à ce sujet.

Assurez-vous que votre établissement soit en condition de recevoir la personne en mobilité et que cette dernière soit en ordre du point de vue de son inscription quand cela est nécessaire. Assurez-vous également de la bonne communication entre toutes les entités concernées (la personne en mobilité, l’établissement d’accueil, l’établissement d’origine et l’ARES).

• Organisez et réservez le déplacement de la personne boursière du domicile jusqu'au lieu de destination finale aller et retour. Pour un·e chargé·e de mission, l’entité responsable de la réservation du déplacement international est à définir par l’établissement coordonnateur de l’activité.
• Vous accueillez une personne boursière dans le cadre d’une formation internationale ? Organisez et réservez le déplacement du domicile jusqu'au lieu de destination finale retour uniquement. L’ARES se charge de la réservation du déplacement aller.
• Vous accueillez une personne en mobilité dans le cadre d’un projet d’appui institutionnel ? Le gestionnaire local organise et réserve le déplacement international.

• Réservez le logement de la personne boursière en prenant ses préférences en compte, dans la mesure du possible. Pour un·e chargé·e de mission, l’entité responsable de la réservation du logement est à définir par l’établissement coordonnateur de l’activité.
• Vous accueillez une personne boursière dans le cadre d’un projet d’appui institutionnel ? Vous ne devez pas réserver son logement car l’ARES s’en charge.

• Vérifiez et envoyez le formulaire de mobilité complété à l'ARES au minimum 45 jours avant la date d'arrivée de la personne en mobilité en Belgique.
• Vous accueillez une personne en mobilité dans le cadre d’un projet d’appui institutionnel ? Le PAR belge ou le PAR local doit d’abord envoyer le formulaire de mobilité complété au gestionnaire local pour validation, qui l’envoie à son tour au gestionnaire de l’équipe de coordination en Belgique. Une fois validé, le gestionnaire de l’équipe de coordination en Belgique envoie le document à l’ARES.

Effectuez le versement des allocations de subsistance et/ou des indemnités journalières (per diem) et de logement à la personne en mobilité.

• Accueillez la personne en mobilité et assurez son encadrement académique et administratif (démarches administratives auprès des autorités locales, de ses services d'inscription et du logement notamment).
• Orientez la personne en mobilité en cas de situation personnelle inattendue impliquant des dépenses supplémentaires (grossesse, problèmes psychologiques et de santé, urgences, etc). Il peut s'agir d'orientation vers les différentes aides possibles (assurance, mutuelle, services sociaux, etc.). Pour les situations pour lesquelles aucune autre source de financement ne peut fournir une aide adéquate, une demande peut être faite à l’ARES.

• Vérifiez et envoyez les rapports de séjour, en accompagnement des pièces justificatives obligatoires et des éventuelles déclarations de créance à l'ARES dans le cadre de la clôture financière du projet ou du programme.
• Participez au rapportage moral de l'ARES sur la mobilité (groupes de discussion/réflexion, enquêtes en ligne, entretiens, etc.). L’ARES vous contactera à ce sujet.