Chaire du Sud - Étapes indispensables pour l'organisation de l'arrivée en Belgique d'un·e expert·e sud

/ Avertissement - Montants applicables

Les montants de bourse accordés dans le cadre des programmes et projets de coopération au développement de l'ARES changent pour les contrats conclus à partir du 1er septembre 2022.

Les nouveaux montants figurent dans la version du 3 juillet 2023 du document « Montants applicables ».

Pour consulter les versions antérieures de ce document, veuillez cliquer sur les liens suivants :

Vous êtes promoteur ou promotrice d'un bachelier ou master de spécialisation, ou d'une formation continue financée par l'ARES dans le cadre de son programme de Formations internationales ? Avec les Chaires du Sud, l'ARES soutient l'intervention d'expert·es du Sud dans le cadre des formations !

Concrètement, un montant de 7000 € est réservé par année civile pour chaque cours et pour chaque formation afin de permettre aux promoteurs ou promotrices d’organiser plusieurs interventions d’acteurs ou actrices des pays partenaires de l'ARES sous la forme d’un cours ou d’un séminaire. Outre la valorisation de l’expertise des partenaires du Sud, les Chaires du Sud permettent aux étudiants et étudiantes d’établir un lien direct entre la théorie et la méthodologie acquises en Belgique et leur application concrète dans le contexte des pays partenaires de l'ARES.

La participation d’experts et expertes du Sud aux programmes de formation fait partie des critères examinés lors de l’évaluation de la formation. Dans la mesure du possible, l’intervention de 2 experts ou expertes par année académique est vivement souhaitée par l’ARES.

Vous avez identifié votre expert ou experte ? Vous souhaitez organiser son arrivée en Belgique ?

Voici un rappel des étapes indispensables à effectuer.

01/ CHOIX DE L'EXPERT·E DU PAYS PARTENAIRE DE L'ARES

  • la personne est choisie par le promoteur ou la promotrice de la formation ;
  • la personne est active dans l'un des 29 pays partenaires de l'ARES (Afrique du Sud, Bénin, Bolivie, Burkina Faso, Burundi, Cambodge, Cameroun, Cuba, Équateur, Éthiopie, Haïti, Indonésie, Kenya, Madagascar, Maroc, Mozambique, Népal, Niger, Ouganda, Pérou, Philippines, République démocratique du Congo, République de Guinée (Conakry), Rwanda, Sénégal, Tanzanie, Tunisie, Vietnam, Zimbabwe) ;
  • la personne a une expertise dans le domaine concerné.

02/ ENVOI DE LA DEMANDE D'INTERVENTION

La personne gestionnaire ou le promoteur ou la promotrice de la formation (master/bachelier de spécialisation ou formation continue) envoie la demande d'intervention à l'ARES par à l’adresse (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. et Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) en complétant :

  • le formulaire d'annonce d'arrivée : ce formulaire permet de réaliser les démarches pour l’obtention de l’attestation DGD qui facilite la demande de visa ET d’inscrire la personne à l’assurance de l’ARES pour la durée de son séjour. Ce formulaire n’est pas nécessaire pour les chaires du Sud en ligne ;
  • le budget prévisionnel sur GIRAF (conformément aux consignes) ;

Lorsque la personne est invitée pour la première fois pour une Chaire du Sud, il est nécessaire de joindre un CV à la demande.

03/ TRAITEMENT PAR L'ARES

Après vérification du respect du budget et du solde disponible, la demande est enregistrée. L’ARES marque son accord par retour d’e-mail.

L’ARES se charge de faciliter les démarches pour l'obtention du visa de l’expert ou de l'experte à la condition que la demande soit transmise 40 jours calendrier avant l’arrivée de l'expert ou de l'experte du Sud. Pour les demandes qui ne respectent pas ce délai, il est de la responsabilité du promoteur ou de la promotrice d’obtenir un visa pour le ou la titulaire de la Chaire du Sud.

L’ARES se charge de souscrire une assurance pour le séjour de l’expert ou de l'experte à condition que la personne soit âgée de moins de 70 ans (pour plus d'information, voir le formulaire d'annonce d'arrivée). Une carte d’assurance sera envoyée par mail à la personne invitée.

04/ SUIVI PAR L'ÉTABLISSEMENT D'ACCUEIL

L’établissement d’accueil se charge de toutes les autres modalités pratiques relatives à l'arrivée et au séjour de l'expert ou de l'experte du Sud (réservation du billet d’avion, réservation de l’hôtel, accueil, avance de l’argent pour le per diem et les honoraires, etc.).

05/ SUIVI À LA FIN DE LA MISSION DE L'EXPERT

À la fin de la mission de l’expert·e :

  • la personne gestionnaire ou le promoteur ou la promotrice transmet par courrier postal OU par mail (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. et Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) à l’ARES le rapport de mission et de demande de remboursement de frais de mission ;
  • la personne gestionnaire ou le promoteur ou la promotrice encode dans GIRAF les montants des dépenses réelles en suivant les instructions disponibles dans le manuel d'utilisation ;
  • les plafonds fixés pour les frais d’hôtel et d’honoraires constituent le montant maximum de l’intervention de l’ARES. En cas de dépassement, le surplus est à charge de l’université d’accueil. Les petits déjeuners éventuellement inclus sur les factures d’hôtel devront être soustraits au montant de la facture ;
  • assurez-vous d’être en possession de toutes les pièces justificatives mentionnées dans le formulaire avant que l'expert ou l'experte du Sud ne quitte la Belgique ;
  • toutes les pièces justificatives (factures et reçus) relatives à la venue de l’expert ou de l'experte doivent être datées entre le 1er septembre et le 31 aout de l'année académique concernée ;
  • les documents sont susceptibles d’être légèrement modifiés en cours d’année. Pour disposer toujours d’une version actualisée, veuillez télécharger ces documents sur le site web de l’ARES pour chaque nouvelle demande d’intervention.

Pour information, un document reprenant les montants applicables dans le cadre des activités de coopération au développement de l'ARES est également mis à disposition.

Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à contacter votre gestionnaire ARES : rendez-vous à la rubrique nous contacter

 

 

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LE SAVIEZ-VOUS ?

Enregistrez-vous sur Travellers Online !

Si vous êtes ressortissant-e belge, vous pouvez dorénavant vous enregistrer sur le site web 'Travellers Online' mis en place par le Service public fédéral Affaires étrangères et y renseigner vos voyages en dehors de l'Union européenne ainsi que les coordonnées d'une personne de contact.

En cas de crise majeure (catastrophe naturelle, crise politique, attentat, accident...), les Affaires étrangères pourront alors entrer plus rapidement en contact avec vous et avec vos proches, et vous apporter une aide d'autant plus efficace.

Rendez-vous sur : travellersonline.diplomatie.be.

Retrouvez également sur le site web du SPF Affaires érangères les coordonnées des ambassades de Belgique dans les pays partenaires.

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